Regime de caixa ou competência no Simples: qual escolher e quando

Pagar imposto sobre dinheiro que ainda não entrou

Quem vende parcelado conhece a sensação. A nota foi emitida em março, o cliente vai pagar em seis vezes, e o DAS de março cobra sobre o valor cheio.

O dinheiro ainda não chegou, o imposto já venceu. Esse descasamento tem solução prevista, e ela se chama regime de caixa ou competência.

O que a lei permite

O § 3º do art. 18 da LC 123/2006 estabelece que a base de cálculo para a determinação do valor devido mensalmente será a receita bruta auferida ou recebida, conforme a regulamentação do Comitê Gestor.

Essas duas palavras são os dois regimes:

Adia, não reduz

Essa distinção precisa ficar clara antes da decisão, porque ela define a expectativa.

O regime de caixa não diminui o imposto. A mesma receita será tributada, com a mesma alíquota, quando o dinheiro entrar. O que muda é quando.

O ganho é de fluxo de caixa, e para muita empresa isso vale mais do que parece: deixar de antecipar imposto sobre valores a receber libera capital de giro no mês em que ele faz falta.

A opção é anual e irretratável

Aqui está a parte que transforma isso em decisão de planejamento.

A escolha é feita para o ano-calendário e é irretratável durante ele, conforme a regulamentação do Comitê Gestor. Não dá para começar o ano na competência, sentir o aperto em julho e mudar para caixa no meio do caminho.

O custo do regime de caixa é controle

Não existe almoço grátis na escolha, e vale saber o que vem junto.

Ao optar pelo caixa, a empresa precisa manter controle dos valores a receber, com identificação dos montantes e das datas, na forma exigida pela regulamentação. Isso é mais trabalhoso que simplesmente somar as notas do mês.

• Registrar cada recebimento vinculado ao documento que o originou
• Manter o controle dos valores a receber atualizado, não só o do caixa
• Guardar a documentação que comprova a data de cada entrada
• Conferir mensalmente se o que foi tributado corresponde ao efetivamente recebido
• Tratar separadamente os casos de inadimplência e de renegociação

Empresa que opta pelo caixa e continua apurando pelo total das notas emitidas cria uma inconsistência silenciosa, que aparece quando alguém compara a receita declarada com a movimentação.

A conversa que vale ter antes de dezembro

Como a escolha trava por doze meses, ela merece uma conversa específica no fim do ano, junto com o planejamento do exercício seguinte.

As perguntas são simples: qual o prazo médio entre faturar e receber, qual a taxa de inadimplência, e quanto de capital de giro fica preso em imposto antecipado. Com esses três números, a decisão costuma ser evidente em poucos minutos.

Sem eles, a escolha vira palpite, e o palpite fica valendo o ano inteiro.

Na Nubec, a escolha entre caixa e competência é decidida no fim do ano com três números do negócio: prazo médio de recebimento, inadimplência e quanto de capital fica preso em imposto antecipado. Adotado o caixa, mantemos o controle de valores a receber que o regime exige.