Procuração eletrônica no e-CAC: deixe o contador operar sem entregar seu certificado

O e-mail que não deveria existir

"Segue o certificado em anexo, a senha é essa."

Essa mensagem circula todo dia entre empresas e escritórios de contabilidade, e ela é o equivalente digital de entregar um talão de cheques assinado em branco.

A procuração eletrônica existe para resolver exatamente isso: permitir que o contador trabalhe sem que a empresa abra mão da própria assinatura.

O que você entrega quando compartilha o certificado

O certificado digital não é uma senha de acesso. Ele é a identidade da empresa.

O art. 10, § 1º, da MP 2.200-2/2001 estabelece que as declarações constantes de documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários.

Ou seja: o que for assinado com aquele certificado presume-se feito pela empresa. Sem limite de escopo, sem prazo e sem registro de quem operou.

A lógica do mandato

A procuração eletrônica é um mandato, e o Código Civil já dizia como mandatos funcionam muito antes do e-CAC existir.

O art. 653 trata da outorga de poderes para que alguém pratique atos em nome de outro. E o art. 661 traz o princípio que importa aqui: o mandato em termos gerais confere apenas poderes de administração, exigindo poderes especiais e expressos para os atos que excedem.

Traduzindo para a prática digital: delegar o necessário, nomeadamente, é melhor que delegar tudo por padrão.

O que a procuração resolve

A última linha é a que mais importa na prática. Empresa que trocou de escritório e esqueceu de revogar a procuração mantém acesso ativo nas mãos de quem não a atende mais, e esse esquecimento é comum.

O que continua sendo seu

Uma dúvida que vale desfazer: delegar a operação não transfere a responsabilidade.

A obrigação de escriturar e de declarar é da empresa, como está no art. 1.179 do Código Civil. O contador executa o trabalho técnico e responde profissionalmente por ele, mas a titularidade da obrigação não muda de dono por causa de uma procuração.

Na prática isso significa que o empresário continua precisando saber o que está sendo entregue em nome dele, mesmo delegando a execução.

A rotina que evita dor de cabeça

• Outorgar procuração em vez de compartilhar certificado
• Selecionar os serviços necessários, não todos por padrão
• Definir prazo compatível com o contrato de prestação de serviços
• Anotar a data de validade junto com a do certificado digital
• Revogar a procuração anterior ao trocar de contador
• Conferir periodicamente quais procurações estão ativas

O que é o certificado, a diferença entre A1 e A3 e por que o vencimento dele vira multa estão no artigo sobre certificado digital e-CNPJ.

Na Nubec, o acesso é sempre por procuração eletrônica, com os serviços selecionados e prazo definido. O certificado da empresa fica com a empresa, e isso vale tanto enquanto somos o contador quanto no dia em que o cliente decidir trocar.