Malha fina da empresa: o que o cruzamento encontra e como sair

O Fisco já sabe antes de você contar

A malha da pessoa física é conhecida: o contribuinte informa uma coisa, a fonte pagadora informa outra, e o sistema aponta.

Com a empresa funciona igual, com uma diferença de escala. São muito mais fontes informando: clientes que retiveram tributo, fornecedores, instituições financeiras, operadoras de cartão, prestadoras de serviço de saúde. A malha fina da empresa quase sempre nasce desse encontro de versões.

As divergências mais comuns

Por que a cobrança chega tão direta

Quem espera um longo processo antes da cobrança costuma se surpreender, e a razão é jurídica.

Várias declarações têm efeito de confissão de dívida. O § 1º do art. 25 da LC 123/2006 é explícito ao dizer que a declaração constitui confissão de dívida e instrumento hábil e suficiente para a exigência dos tributos que não tenham sido recolhidos.

Quer dizer: o crédito já está constituído pelo que a própria empresa declarou. Não é preciso abrir procedimento para criar a dívida, basta cobrar.

Omitir é pior, não melhor

Existe a tentação de achar que não declarar chama menos atenção que declarar com erro. É o contrário.

O § 3º do art. 113 do CTN estabelece que a obrigação acessória, pelo simples fato da sua inobservância, converte-se em obrigação principal relativamente à penalidade pecuniária. A omissão vira dinheiro por si só.

E tem o efeito cadastral: omitir obrigações acessórias por no mínimo 90 dias é hipótese de inaptidão do CNPJ, pelo art. 81, I, da Lei 9.430/1996. Isso está detalhado no artigo sobre CNPJ inapto.

A ordem certa de resolver

O erro mais caro aqui é pagar antes de entender.

• Levantar a pendência exata: qual tributo, qual competência, qual valor
• Identificar a origem da divergência, comparando o que você declarou com o que terceiros informaram
• Conferir se a informação do terceiro está correta, porque ela também pode estar errada
• Retificar a sua declaração quando o erro for seu
• Pedir correção ao terceiro quando o erro for dele, com a documentação da operação
• Só então tratar o débito remanescente, por pagamento ou parcelamento
• Guardar o comprovante de tudo, inclusive da retificação

Enquanto resolve, a certidão

Pendência costuma aparecer justamente quando a empresa precisa da certidão para um contrato ou uma licitação.

O art. 206 do CTN permite a certidão positiva com efeito de negativa quando os créditos não estão vencidos, estão em cobrança executiva com penhora efetivada ou estão com exigibilidade suspensa. Como o parcelamento suspende a exigibilidade, regularizar por parcelamento costuma destravar a certidão enquanto a discussão segue.

O caminho completo está nos artigos sobre certidão negativa de débitos e parcelamento do Simples Nacional.

A prevenção é chata e funciona

Quase toda malha de empresa pequena teria sido evitada pela mesma rotina: conferir antes de transmitir, cruzar a receita declarada com o que entrou, e bater as retenções informadas pelos clientes com as que a empresa registrou.

É trabalho de algumas horas por mês. Resolver depois é trabalho de semanas, com o agravante de acontecer no prazo de outra pessoa.

Na Nubec, divergência não se paga antes de ser entendida: comparamos o que a empresa declarou com o que terceiros informaram e corrigimos a origem, que às vezes está do outro lado. Pagar sem isso resolve o mês e deixa a causa produzindo a mesma pendência.