Folha de pagamento: como funciona, o que desconta e o que a empresa paga
O que sai do salário do empregado e o que é custo da empresa são coisas diferentes. Entender a separação resolve metade das dúvidas.
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Resposta rápidaA folha de pagamento registra a remuneração de cada empregado, os descontos feitos dele e as contribuições a cargo da empresa. Os descontos saem do salário; a patronal de 20% e o RAT do art. 22 da Lei 8.212/1991 são custo adicional do empregador.
Duas contas que não se misturam
A maior parte da confusão sobre folha de pagamento some quando se separa duas coisas que o holerite mostra juntas.
De um lado, o que sai do salário do trabalhador: são descontos, e o dinheiro é dele. De outro, o que a empresa paga por cima: são contribuições a cargo do empregador, e não reduzem o que o empregado recebe.
Quem mistura as duas colunas acha que o funcionário custa o salário, ou acha que o desconto é lucro da empresa. Nenhuma das duas leituras é verdade.
A coluna do empregado
| Desconto | Observação |
|---|---|
| Contribuição previdenciária do segurado | Calculada por faixa sobre o salário de contribuição, retida pela empresa |
| Imposto de renda retido na fonte | Quando o salário e as deduções levarem à incidência |
| Vale-transporte | Na parcela legal que cabe ao empregado |
| Plano de saúde e outros benefícios | Conforme a política da empresa e a autorização do trabalhador |
| Adiantamentos e faltas | Nos limites permitidos pela legislação |
A coluna da empresa
Essa é a que não aparece no holerite e define o custo real da equipe.
| Encargo | Base legal |
|---|---|
| Contribuição patronal de 20% | Art. 22, I, da Lei 8.212/1991 |
| RAT, de 1% a 3% conforme o grau de risco | Art. 22, II, da Lei 8.212/1991 |
| Contribuições a terceiros | Legislação própria, fora do art. 22 |
| FGTS, depositado em conta vinculada | Lei 8.036/1990 |
| Provisão de férias com o terço e de 13º | CLT e Constituição |
Atenção: O FGTS é a confusão mais frequente. Ele aparece no extrato do trabalhador, o que leva muita gente a achar que foi descontado do salário. Não foi: é depósito da empresa, custo adicional.
O autônomo também entra na conta
Ponto que escapa em empresa pequena: pagar autônomo não é "fora da folha" para efeito de contribuição.
O art. 22, III, da Lei 8.212/1991 impõe 20% sobre o total das remunerações pagas a contribuintes individuais que prestem serviço à empresa. Isso existe mesmo sem vínculo e mesmo sendo pagamento eventual.
Como esse pagamento é documentado e recolhido está no artigo sobre RPA.
Da folha até a guia
A folha é o primeiro passo de uma sequência que só funciona inteira.
- Apurar a folha da competência, com remunerações, descontos e encargos
- Transmitir os eventos do eSocial, incluindo admissão, afastamento, férias e desligamento
- Escriturar na EFD-Reinf as retenções, quando houver
- Transmitir a declaração mensal, que consolida e confessa o débito
- Emitir a guia e pagar no vencimento
- Depositar o FGTS no prazo próprio
- Arquivar os recibos e comprovantes de cada competência
Fechar a folha com antecedência é o que dá margem para corrigir divergência antes da transmissão. A ordem completa entre os sistemas está no artigo sobre DCTFWeb.
O custo que o orçamento esquece
Na hora de decidir se cabe contratar, o erro clássico é orçar pelo salário.
O custo mensal inclui a coluna da empresa inteira, mais as provisões de férias e 13º, que não aparecem todo mês mas acontecem todo ano. Negócio que contrata olhando só o salário descobre o restante no primeiro dezembro.
Fazer essa conta antes, com os percentuais do art. 22 e o FGTS na planilha, evita contratar alguém que o caixa não sustenta, o que é pior para os dois lados.
Na Nubec, a folha é fechada com margem antes dos prazos que dependem dela, e os pagamentos a autônomos entram na mesma apuração. É o que evita descobrir divergência no dia da transmissão, quando já não há tempo de corrigir a origem.
Leia também
Base legal
Conteúdo informativo da Equipe Editorial Nubec, revisado tecnicamente por Alexandre Pacheco (CRC RJ 085274/O-9). Não substitui a análise do caso concreto pelo contador responsável. Normas citadas conferidas na fonte oficial na data de atualização.
Perguntas frequentes
O que é a folha de pagamento?
É o documento que consolida, por competência, a remuneração de cada trabalhador, os descontos legais e autorizados e as contribuições devidas pela empresa. Ela é a base do que vai para o eSocial e, depois, para a declaração que gera a guia.
O que é descontado do empregado?
A contribuição previdenciária do segurado, conforme a faixa salarial, o imposto de renda retido na fonte quando aplicável, e descontos autorizados como vale-transporte na parcela legal, plano de saúde e adiantamentos, nos limites permitidos.
O que a empresa paga além do salário?
A contribuição patronal de 20% sobre a folha, pelo art. 22, I, da Lei 8.212/1991, o RAT do inciso II entre 1% e 3% conforme o grau de risco, as contribuições a terceiros e o FGTS. Além disso, provisiona férias com o terço e 13º salário.
FGTS é desconto do empregado?
Não. O FGTS é depósito feito pela empresa em conta vinculada do trabalhador. Ele não sai do salário: é custo do empregador, e essa confusão é das mais comuns na leitura do holerite.
Qual a diferença entre folha e eSocial?
A folha é a apuração, o cálculo propriamente dito. O eSocial é o sistema em que os eventos de trabalho e remuneração são informados ao governo. A folha alimenta o eSocial, e o eSocial alimenta a declaração que confessa o débito.
Pagamento a autônomo entra na folha?
O autônomo não é empregado, mas a remuneração dele gera a contribuição patronal de 20% do art. 22, III, da Lei 8.212/1991 e precisa ser declarada. Por isso ele entra na apuração mensal da empresa, ainda que por fora da folha de empregados.
Quando a folha precisa estar fechada?
Antes dos prazos das obrigações que dependem dela. Como os eventos do eSocial e a declaração mensal têm datas próprias, fechar a folha na véspera do vencimento não deixa margem para corrigir divergência na origem.
Equipe Editorial Nubec
Revisão técnica: Alexandre Pacheco
CEO da Nubec e contador, CRC RJ 085274/O-9 · Nubec Contabilidade
Contador com mais de 15 anos de experiência em planejamento tributário e contabilidade consultiva. Fundou a Nubec Contabilidade em Nova Iguaçu, onde atende médicos, engenheiros, arquitetos e prestadores de serviço.
Revisado por Alexandre Pacheco, CEO da Nubec e contador, CRC RJ 085274/O-9, em · Apoio de IA · Revisão humana
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