ECD: quem precisa entregar a escrituração contábil digital

A obrigação é anterior ao arquivo

Muita empresa descobre a ECD pelo lado errado: alguém avisa que existe uma declaração a transmitir, e a pergunta vira "sou obrigado?".

A pergunta certa vem antes. A obrigação de ter contabilidade não nasce da Receita Federal: ela está no Código Civil, e vale independentemente de a empresa transmitir ou não um arquivo.

O que o Código Civil exige

O art. 1.179 determina que o empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico.

O art. 1.180 complementa tratando o diário como livro obrigatório. E o § 2º do art. 1.179 traz a exceção que delimita tudo isso: fica dispensado dessas exigências o pequeno empresário, situação do MEI.

A ECD é a forma digital de apresentar essa escrituração ao Sped. Ela não cria a obrigação: ela transporta para o meio eletrônico o que já deveria existir.

Quem transmite

A obrigatoriedade de entrega varia conforme o regime e a situação da empresa, segundo as regras vigentes da Receita Federal para cada ano.

Como as condições mudam de um exercício para outro, essa é uma daquelas verificações que precisa ser feita no ato vigente do ano, e não por memória do ano anterior.

O motivo que faz empresa do Simples entregar por escolha

Aqui está a parte prática que quase ninguém conta, e ela vale dinheiro.

O art. 14 da LC 123/2006 isenta de imposto de renda os valores pagos ao titular ou sócio da empresa do Simples, salvo pró-labore, aluguéis e serviços prestados. Mas essa isenção tem um limite calculado de forma presumida.

O § 2º do mesmo artigo abre a porta: o disposto no § 1º não se aplica na hipótese de a pessoa jurídica manter escrituração contábil e evidenciar lucro superior àquele limite.

Para empresa lucrativa, esse único ponto costuma pagar a contabilidade várias vezes.

O que a escrituração resolve além do Fisco

Contabilidade costuma ser vendida como obrigação. Ela é, mas não só.

• Distribuir lucro acima do limite presumido com isenção, pelo § 2º do art. 14 da LC 123/2006
• Provar o resultado em discussão entre sócios, inclusive na saída de um deles
• Apresentar demonstrações a banco, investidor ou licitação
• Prestar contas aos sócios, como prevê o art. 1.078 para a deliberação sobre as contas e o balanço
• Sustentar o valor da empresa numa negociação de venda ou entrada de sócio
• Ter prova organizada a favor da empresa em questionamento fiscal

O segundo item aparece sempre tarde. Sociedade que nunca escriturou e precisa apurar haveres na saída de um sócio descobre que não tem com o que calcular, e a conversa vira disputa.

Entregar é o fim da linha, não o começo

A ECD é o último passo de um processo que acontece o ano inteiro: documento recebido, lançamento feito, conta conciliada, balancete fechado mês a mês.

Empresa que lembra da contabilidade na véspera do prazo não tem o que transmitir, tem o que reconstruir. E reconstruir doze meses de lançamento a partir de extrato bancário é caro, demorado e produz um resultado que ninguém defende com segurança.

A diferença entre as duas situações não é o software nem o prazo. É ter tratado a escrituração como rotina, e não como declaração.

Na Nubec, a escrituração contábil acompanha a empresa mesmo quando a entrega não é obrigatória, porque é ela que destrava a distribuição de lucro acima do limite presumido. Para empresa lucrativa, esse único ponto costuma pagar o serviço várias vezes no ano.