Dmed: a declaração que cruza o que a clínica recebeu com o que o paciente deduziu

Os dois lados da mesma despesa

Todo ano, milhões de pessoas lançam despesa médica na declaração e reduzem o imposto. A dedução não tem teto: o art. 8º, II, "a", da Lei 9.250/1995 permite deduzir os pagamentos a médicos, dentistas, psicólogos, fisioterapeutas, fonoaudiólogos, terapeutas ocupacionais e hospitais.

Dedução sem teto precisa de controle. Esse controle é a Dmed, a Declaração de Serviços Médicos e de Saúde, instituída pela IN RFB 985/2009.

Enquanto o paciente informa quanto pagou, a prestadora informa quanto recebeu. A Receita confronta os dois.

Quem entrega

A obrigação alcança três grupos: as pessoas jurídicas prestadoras de serviços médicos e de saúde, as que prestam esses serviços por meio de planos privados de assistência e as operadoras de planos.

A clínica pessoa jurídica entra no primeiro grupo quando se enquadra como prestadora.

O que mudou para o médico pessoa física está no artigo sobre recibo médico para imposto de renda.

O que a declaração pede, e por que é trabalhoso

A Dmed não pergunta quanto a clínica faturou. Ela pergunta quem pagou, quanto e por qual serviço, paciente a paciente.

Isso exige um nível de registro que o faturamento normal não produz sozinho:

• Separar o que veio de pessoa física do que veio de convênio e de operadora
• Identificar quem pagou, com CPF, e quem foi atendido quando são pessoas diferentes
• Registrar o valor recebido por pagamento, não o valor contratado
• Tratar o parcelamento pelo que foi efetivamente recebido em cada data
• Distinguir o valor reembolsado por plano, que não é dedutível para o paciente
• Manter o cadastro de pacientes com dados corretos o ano inteiro

O segundo item é o que mais gera divergência. Pai que paga a consulta do filho, cônjuge que paga pelo outro, empresa que paga pelo funcionário: cada caso tem um pagador e um atendido, e eles precisam estar claros.

O reembolso que derruba a dedução do paciente

Esse detalhe liga a sua declaração ao problema do seu paciente.

O § 2º, IV, do art. 8º da Lei 9.250/1995 exclui da dedução as despesas ressarcidas por entidade de qualquer espécie ou em cumprimento de decisão judicial. Ou seja, o que o plano reembolsou não é dedutível.

Se a clínica informa o valor cheio sem distinguir a parte reembolsada, o paciente que deduziu o total cai na malha. O erro é da informação, e quem sofre a consequência é ele.

O que o comprovante precisa ter

A exigência de conteúdo está no § 2º, III, do mesmo art. 8º: o pagamento deve ser especificado e comprovado, com indicação do nome, do endereço e do CPF ou CNPJ de quem recebeu.

Essa regra vale para o documento que a clínica entrega ao paciente, e é a base do que vai ser declarado depois. Documento bem emitido durante o ano é Dmed resolvida no fim dele.

Onde ela entra nas obrigações da clínica

A Dmed é uma das três frentes que a clínica carrega, ao lado dos cadastros e da folha. As três, com os prazos e os órgãos de cada uma, estão no artigo sobre contabilidade para clínica médica.

E vale lembrar o custo de simplesmente não entregar. Além da multa, a omissão de obrigações acessórias por no mínimo 90 dias é hipótese de inaptidão do CNPJ, pelo art. 81, I, da Lei 9.430/1996, na redação da Lei 14.195/2021. Clínica com CNPJ inapto emite nota que não produz efeito para o convênio que a recebe, e aí o problema vira comercial.

Na Nubec, a Dmed é preparada ao longo do ano: o registro separa o que veio de pessoa física do que veio de convênio, identifica quem pagou e quem foi atendido, e destaca o que foi reembolsado. Em fevereiro, a declaração é conferência, não garimpo.