DEFIS: a declaração anual do Simples que vale confissão de dívida

A declaração que parece formalidade e não é

Toda empresa do Simples entrega o PGDAS-D todo mês e gera o DAS. Isso vira rotina.

Aí chega a DEFIS, uma vez por ano, e muita gente a trata como um resumo burocrático do que já foi declarado mês a mês. Não é. Ela pede informações que o PGDAS-D nunca pediu, e tem um efeito jurídico que o art. 25 declara com todas as letras.

O que a lei exige

O art. 25 da LC 123/2006 obriga a microempresa e a empresa de pequeno porte optantes pelo Simples a apresentar anualmente à Receita Federal uma declaração única e simplificada de informações socioeconômicas e fiscais, disponibilizada aos órgãos de fiscalização tributária e previdenciária, observados prazo e modelo aprovados pelo Comitê Gestor.

Duas coisas saem dessa redação. A obrigação é anual, distinta da apuração mensal. E o conteúdo é socioeconômico e fiscal, não apenas o valor dos tributos.

Confissão de dívida, e isso muda tudo

O § 1º do art. 25 é a parte que transforma a DEFIS de formulário em documento: a declaração constitui confissão de dívida e instrumento hábil e suficiente para a exigência dos tributos que não tenham sido recolhidos.

Traduzindo para a prática: o que você informa ali pode ser cobrado diretamente, sem que o Fisco precise abrir um procedimento para constituir o crédito. Você constituiu por conta própria ao declarar.

Os campos que o empresário precisa conferir

A DEFIS pede coisas que não aparecem em lugar nenhum durante o ano, e é aí que mora o erro.

• Número de empregados no início e no fim do período, que precisa conversar com o que foi declarado na folha
• Saldo em caixa e em banco no encerramento, que precisa bater com a contabilidade
• Ganhos de capital, quando houve venda de bem do ativo
• Valores pagos aos sócios a título de lucro, que conversam com a isenção do art. 14 da LC 123/2006
• Despesas com aquisição de bens e serviços, conforme o modelo do ano
• Informações sobre a existência de sócio domiciliado no exterior ou de participação em outra empresa

O quarto item merece atenção redobrada. O valor distribuído aos sócios declarado aqui conversa diretamente com a isenção de imposto de renda sobre o lucro, e divergência entre o que foi distribuído e o que a contabilidade sustenta é o tipo de inconsistência que o cruzamento encontra.

Empresa parada também entrega

Essa é a dúvida mais frequente, e a resposta é curta: entrega.

A obrigação nasce da condição de optante pelo Simples, não de ter faturado. Empresa que passou o ano sem movimento declara zerado, e isso leva poucos minutos.

O custo de não entregar é desproporcional ao esforço. Omissão de obrigação acessória por no mínimo 90 dias é hipótese de inaptidão do CNPJ, pelo art. 81 da Lei 9.430/1996, e aí o problema deixa de ser uma declaração atrasada e passa a ser a empresa irregular. Esse caminho está detalhado no artigo sobre CNPJ inapto.

O prazo sai do Comitê Gestor

O próprio art. 25 diz que o prazo e o modelo são aprovados pelo CGSN. Isso significa que a data não está na lei complementar, e sim no regulamento do regime.

Na prática, a entrega acontece no primeiro trimestre do ano seguinte ao período declarado, mas a confirmação precisa vir do ato vigente daquele ano, porque prorrogação acontece. Assumir a data do ano passado é como assumir que nada mudou, e esse é o tipo de suposição que custa multa.

Na Nubec, a DEFIS é montada com os números que a contabilidade já fechou: empregados, saldos, ganhos de capital e o que foi distribuído aos sócios. Como a declaração tem efeito de confissão, nenhum campo é preenchido por estimativa.