Balanço patrimonial: para que serve além de cumprir obrigação

A peça que todo mundo tem e quase ninguém usa

O balanço patrimonial costuma ser encarado como item de checklist: o contador entrega, o empresário arquiva, e a vida segue.

A obrigação existe, e ela é clara. O art. 1.065 do Código Civil determina que, ao término de cada exercício social, se proceda à elaboração do inventário, do balanço patrimonial e do balanço de resultado econômico. E o art. 1.179 impõe ao empresário e à sociedade empresária levantar anualmente esses balanços.

Mas a utilidade dele não está em cumprir o artigo. Está nos quatro momentos em que ele é a única resposta possível.

O que ele mostra

A estrutura é simples quando se entende a lógica:

Os quatro momentos em que ele decide

Distribuir lucro com isenção acima do limite presumido. O § 2º do art. 14 da LC 123/2006 afasta o limite quando a pessoa jurídica mantém escrituração contábil e evidencia lucro superior. Sem balanço, não há o que evidenciar, e o excedente vira rendimento tributável do sócio.

Conversar com banco, investidor ou comprador. Nenhum deles decide com base em extrato. Todos pedem demonstração, e a qualidade dela define a conversa.

Apurar haveres na saída de sócio. Quando a sociedade se desfaz, o valor da participação sai de algum lugar. Sem contabilidade, sai de uma negociação do zero, geralmente entre pessoas que já não se entendem.

Enxergar a própria empresa. Essa é a menos citada e a mais útil no dia a dia. Saldo em conta não é lucro, e faturamento não é resultado. O balanço e a DRE juntos mostram se o negócio está crescendo ou apenas girando.

A aprovação pelos sócios

Há um passo societário que costuma ser ignorado em empresa pequena.

O art. 1.078, I, prevê que a assembleia de sócios se realize ao menos uma vez por ano, nos quatro meses seguintes ao término do exercício social, com o objetivo de tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico.

Em sociedade de dois ou três sócios isso parece formalidade. Deixa de parecer no dia em que um deles questiona a administração e não existe nenhum ato que registre a prestação de contas dos anos anteriores.

Por que não dá para fazer depois

O balanço não é um documento que se produz: é um resultado que se acumula.

Ele vem de lançamentos feitos ao longo do ano, com documento correspondente, contas conciliadas e fechamento mensal. Quem pula essa rotina e pede o balanço em março do ano seguinte está pedindo uma reconstituição, e reconstituição a partir de extrato produz número frágil.

• Documento de toda entrada e saída, guardado e classificado
• Conciliação bancária mensal, não anual
• Separação entre movimentação da empresa e do sócio
• Fechamento do mês antes de abrir o seguinte
• Registro de pró-labore e de distribuição de lucros
• Inventário do que a empresa tem ao fim do exercício, como pede o art. 1.065

O terceiro item é pré-requisito dos demais, e está detalhado no artigo sobre conta bancária PJ. O que é a escrituração digital e quem transmite está em ECD.

Na Nubec, o balanço é consequência de fechamento mensal com conciliação, não um documento produzido em março. É essa rotina que permite distribuir lucro acima do limite presumido, apurar haveres sem disputa e apresentar número que se sustenta.