Admissão de funcionário: os documentos e o prazo de 5 dias úteis

O prazo mudou, e muita gente não soube

Durante décadas, a regra repetida foi a das 48 horas para anotar a carteira. Ela está na CLT até hoje, em redações anteriores, e é por isso que continua circulando.

A regra vigente é outra. O art. 29, na redação dada pela Lei 13.874/2019, dá ao empregador o prazo de 5 dias úteis para anotar na CTPS a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico.

Cinco dias úteis é mais folga que 48 horas, mas não é licença para improvisar.

Registrar não é opcional

O art. 41 da CLT estabelece que, em todas as atividades, é obrigatório ao empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico.

O prazo do art. 29 trata da anotação. A obrigação de registrar é anterior e independente: o trabalhador precisa estar registrado, e a informação de admissão alimenta o eSocial dentro do prazo próprio.

O que pedir antes do primeiro dia

• CPF e documento de identidade
• CTPS digital, pelo número do CPF
• Comprovante de residência atualizado
• Dados bancários para pagamento
• Certidão de nascimento dos filhos, para salário-família quando cabível
• Documentos de dependentes, para imposto de renda
• Comprovante de escolaridade ou registro profissional, quando a função exigir
• Atestado de saúde ocupacional admissional, feito antes do início das atividades

O último item é o que mais falta em empresa pequena. O exame admissional precede o início do trabalho, e a ausência dele aparece tanto em fiscalização quanto em discussão sobre adoecimento.

O custo real da contratação

Salário é a parte visível. O custo completo soma as obrigações que vêm junto.

As particularidades do MEI empregador estão em MEI pode ter funcionário.

Depois da admissão, a rotina começa

Contratar abre um calendário que não para mais: eventos no eSocial a cada movimentação, folha mensal, recolhimentos, férias, 13º e, um dia, a rescisão.

Essas informações alimentam a declaração que confessa o débito e gera a guia, e a ordem entre os sistemas importa. Isso está no artigo sobre DCTFWeb.

Registrar é mais barato que não registrar

A conta que fecha a decisão é simples. O custo do registro é conhecido, previsível e mensal.

O custo de não registrar é desconhecido até virar reclamatória, quando entram verbas retroativas, FGTS, contribuições, multas e reflexos, de uma vez só, sobre todo o período trabalhado. E o art. 3º da CLT faz o vínculo depender da realidade da relação, não do papel, então a ausência de registro não protege ninguém: só adia a conta e aumenta o valor.

Na Nubec, a contratação é orçada antes de acontecer, com a patronal, o RAT, o FGTS e as provisões de férias e 13º na conta. Depois da decisão, cuidamos do registro, dos eventos e do calendário que passa a existir a partir dali.